ADMINISTRASI DAN PUBLIKASI GUGUS DEPAN

A.  Administrasi Gugusdepan

Administrasi gudep dilaksanakan sebagai upaya untuk memberikan pedoman dan arah pembina mengelola gudep dan melatih dasar-dasar tata usaha kepada peserta didiknya.

Gudep sebagai pusat gerak dan wadah pembinaan pramuka perlu adanya dukungan administrasi secara tertib namun sederhana. Agar pelaksanaan administrasi dapat teratur, tertib dan berkesinambungan diperlukan buku-buku catatan seperti permintaan pendaftaran anggota, daftar induk, administrasi keuangan, inventarisasi, buku tamu, laporan semester, logbook, program kerja tahunan, program kerja 4 bulanan, dan catatan pribadi anggota.

1.   Kelengkapan Administrasi Gugusdepan

a.    Permintaan Pendaftaran Anggota

Permintaan Pendaftaran Anggota merupakan surat/blangko pengajuan orang tua untuk mendaftarkan anaknya agar diterima sebagai anggota gugusdepan. Permintaan pendaftaran dilampiri dengan Formulir Pendaftaran Anggota. Formulir pendaftaran memuat nama dan data pribadi calon anggota.

b.   Daftar Induk Anggota Gugusdepan

Daftar Induk Anggota Gugusdepan merupakan data utama kanggotaan yang memuat Nomor Tanda Anggota (NTA), nama beserta data pribadi anggota sesuai formulir pendaftaran.

c.   Administrasi Keuangan Gugusdepan

Administrasi Keuangan Gugusdepan merupakan catatan penerimaan dan pengeluaran gugusdepan selama satu bulan. Pencatatan meliputi waktu pegeluaran uang, keperluan penggunaan uang dan tanda bukti pengeluaran/penggunaan.

d.   Daftar Inventaris Gugusdepan

Daftar inventaris gugusdepan merupakan pencatatan barang milik gugusdepan yang memuat spesifikasi, jumlah, asal-usul dan keterangan kondisi barang.

e.   Buku Tamu Gugusdepan

Buku tamu gugusdepan berisi catatan nama, asal-usul dan tujuan tamu/ pengunjung.

f.     Laporan Semester Data dan Kegiatan

Laporan semester merupakan laporan gugusdepan yang memuat keadaan gugusdepan pada semester tertentu mencakup keanggotaan, kegiatan dan keuangan gugusdepan.

g.   Catatan Peristiwa Penting (Logbook)

Logbook merupakan catatan gugusdepan yang memuat peristiwa dalam bentuk tulisan, gambar, kliping berita, dan semua peristiwa yang berkaitan dengan kegiatan sejak didirikannya gugusdepan tersebut.

 

h.   Program Kerja Tahunan Gugusdepan

Program kerja tahunan berisi rencana kegiatan latihan peserta didik, kegiatan bersama, pendidikan dan pembinaan anggota dewasa, sarana dan prasarana dan bidang keuangan gugusdepan selama satu tahun.

i.     Program Kerja 4 Bulan Perindukan Siaga

Program kerja 4 bulan perindukan siaga berisi rencana kegiatan tentang latihan pencapaian SKU, latihan dan pencapaian SKK, penyiapan Pramuka Siaga Garuda, kenaikan golongan penggalang, Perkemahan Siang Hari (Persari), Permainan Besar Siaga, dan lain-lain.

j.     Program Kerja 4 Bulan Pasukan Penggalang

Program kerja 4 bulan pasukan penggalang berisi rencana kegiatan tentang latihan pencapaian SKU, latihan dan pencapaian SKK, penyiapan Pramuka Penggalang Garuda, Gladian Pemimpin Regu, perkemahan, lomba tingkat, dan lain-lain.

k.    Catatan Pribadi Anggota Gugusdepan

Catatan pribadi anggota merupakan catatan yang memuat data pribadi yang memuat sifat-sifat pribadi pramuka yang bersangkutan yang dapat dikembangkan/dipertahakankan serta kegiatan dan pencapaian SKU serta kenaikan golongannya.

Pelaksanaan administrasi gugusdepan tidak semata-mata dilaksanakan oleh pembina gugusdepan, namun dapat memberi wewenang kepada pembantu pembina dan pratama. Pratama diberi kepercayaan untuk mengisi Buku Log Tabungan dan Iuran, sedangkan daftar hadir latihan dipercayakan kepada Pimpinan Regu.

2.    Pelaporan Gugusdepan

Gudep memberi laporan data keanggotaan secara berkala kepada Kwarran dengan tembusan kepada Kwarcab tentang perkembangan gudepnya. Laporan berkala disampaikan setiap bulan Oktober,  dengan tembusan Kwarcab, Kwarda dan Kwarnas.

Setiap tahun pada bulan Januari, gudep harus mendaftarkan kembali dengan menyerahkan laporan tahunan kepada Kwarcab melalui Kwarran. Gudep yang telah mendaftarkan kembali akan diberikan Tanda Pendaftaran Ulang oleh Kwarcab.

B. Publikasi Gugusdepan

Publikasi merupakan sarana untuk mengenalkan atau mempromosikan gugusdepan kepada masyarakat. Publikasi menyangkut semua aspek gudep, baik domisili, keanggotan maupun kegiatannya. Dengan terpublikasikannya gugusdepan, maka  masyarakat mendapat akses untuk mendukung keberadaan gugusdepan tersebut.

Publikasi selain sebagai sarana untuk menarik simpati publik juga sebagai upaya pendidikan bagi anggotanya.

Sarana publikasi melalui media massa baik elektronik (radio, televisi), media cetak (majalah, surat kabar, majalah dinding) dan membuat jejaring sosial (facebook, twitter, blog).